| |
 Начиная с июня 2000 г. на Магнитогорском металлургическом комбинате начала создаваться единая система управления деловыми процессами обработки документов и контроля за их выполнением. ММК сегодня -- это самый крупный в России металлургический комплекс с полным производственным циклом. Масштабность производства обуславливает и масштабы документооборота на предприятии -- до 10 тыс. документов в день. Достаточно упомянуть тот факт, что на ММК действует кольцевая автомобильная почта, предназначенная для передачи документов внутри предприятия и средняя скорость доставки между подразделениями составляет более суток. Стремясь к повышению эффективности управленческой деятельности и снижению затрат, связанных с процессами делопроизводства и документооборота, руководство комбината приняло решение открыть проект внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота на основе продукта БОСС-Референт компании АйТи .
Предпосылки для создания системы электронного документооборота:
- моральное устаревание существующей системы документооборота;
- большие объемы передаваемых документов;
- низкая скорость доставки документов;
- недостаточный контроль над документооборотом и исполнительской дисциплиной.
 Работа над этим проектом началась с обследования предприятия, в ходе которого был проведен анализ структурно-функциональной схемы предприятия. На начальном этапе было внедрено 160 рабочих мест системы БОСС-Референт (www.boss.ru), объединившей более 40 подразделений предприятия в единую инфраструктуру документооборота.
Весь комплекс работ по внедрению, дальнейшему сопровождению и развитию системы осуществлялся совместно силами Уфимского представительства компании АйТи и партнером АйТи в Магнитогорске -- компанией СофтИнКом и управления корпоративных разработок ОАО «ММК».
«В настоящий момент система электронного документооборота функционирует и активно развивается. Системой объединены свыше 600 пользователей, практически все подразделения ОАО «ММК» и ряд дочерних организаций. На базе основного пакета мы разрабатываем несколько новых направлений, которые позволят расширить функционал и добавить новые возможности. Например, был значительно модифицирован модуль «Контроль исполнительской дисциплины», который становится прозрачной масштабируемой системой контроля исполнения поручений в организации. Благодаря внедрению этого модуля можно будет следить за переходом поручения между подразделениями и ходом его выполнения. И теперь, когда руководитель дает поручение, то это фиксируется в системе и автоматически отсылается ответственным по направлениям. Когда поручение выполнено, снизу вверх идет уведомление о его выполнении и статус поручения автоматически меняется на «выполнено».
Кроме того, в рамках системы мы начинаем активно использовать электронную подпись.  Правовым управлением разработана нормативно-правовая база для электронного документооборота с нашими клиентами. Данные технологии мы уже используем при работе с рядом клиентов, с которыми у ММК большой объём поставок и документооборота и будем расширять это направление. Электронный документооборот с электронно-цифровой подписью позволяет значительно уменьшить время доставки важных документов, время приема и обработки заказов потребителей продукции ОАО «ММК» и при этом гарантировать их подлинность и конфиденциальность» -- говорит И. Чернявский , старший менеджер управления корпоративных разработок.
Система электронного документооборота на Магнитогорском металлургическом комбинате на данный момент включает в себя ряд функциональных приложений, таких как:
- автоматизация процессов регистрации, хранения, контроля, поиска документов;
- контроль исполнения документов, приказов и распоряжений;
- автоматизация работы с ОРД;
- создание и хранение шаблонов стандартных документов;
- и нтеграция со справочником сотрудников в ИС «Персонал»;
- автоматизация ряда бизнес-процессов подразделений.
Внедрение системы БОСС-Референт позволило говорить о повышении эффективности деятельности предприятия в двух направлениях:
 1. Снижение прямых затрат, связанных с процессами делопроизводства и
документооборота:
- снижение затрат на доставку документов в структурные подразделения (кольцевая почта);
- снижение затрат на тиражирование документов;
- сокращение непроизводительных затрат рабочего времени.
2. Повышение эффективности управленческой деятельности:
- создание единого информационного пространства, связывающего всех сотрудников ОАО « ММК», участвующих в процессах документооборота;
- обеспечение эффективного контроля над исполнением приказов и распоряжений руководства;
- ускорение информационного взаимодействия между подразделениями, сокращение времени, необходимого на рассылку, ознакомление, согласование, поиск и обработку управленческой информации;
- введение единого стандарта работы с электронными документами, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов.
Перспективы
 Сотрудники ОАО «ММК» видят во внедряемой системе не только решение проблем, связанных с документооборотом и делопроизводством, но и используют ее для автоматизации ряда бизнес-процессов . Система электронного документооборота ОАО «ММК» на программной платформе Lotus Notes / БОСС-Референт сейчас развивается по следующим направлениям:
- отказ (полный или частичный) от рассылки бумажных документов для исполнения, ознакомления или согласования:
- создание линии потокового сканирования документов;
- создание централизованного электронного архива;
- внедрения дополнительных информационных сервисов;
- предоставление руководству ОАО «ММК» единого интерфейса для работы с
информацией;
- создание системы юридически-значимого электронного документооборота с контрагентами;
- интеграция систем внешнего и внутреннего документооборота.
|
